整理整頓とは無縁のGmail活用方法

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 いちおう大掃除しました

 

 年末気分を味わおうと、大掃除のまねごとをしていたら、中学の卒業アルバムが出てきました。懐かしい。

 

 大掃除もそうですが、現実世界では整理整頓ができないと、不都合だらけになっていきます。

 

 しかし、デジタルの世界は整理整頓しなくても問題ないので、私の様なズボラな人間は本当に助かります。自慢ではないですが、字も汚いのでこの時代に生まれて本当によかったです。

 

 

 整理整頓しなくても大丈夫なGmailのルール

 

 では”整理整頓しなくても大丈夫”なGmailの使い方ルールを説明します。

 

「処理済みのメールはアーカイブ」

 

以上これだけです。

 

 具体的に説明します

 

 

受信してからの処理

 

 メールは最初に”受信トレイ”に入ってきます。
gmail3-01

 

その中から「読むだけでいいメール」と
「読む必要すらないメール」をアーカイブします。
gmail3-02

 

 そうすると受信トレイには
「何らかのアクションが必要なメール」が残ります。
具体的には「返信」「入出金の確認」「第三者へ転送」
「自分のタスクが書いてある」「アポイントが書いてある」などです。
これらのメールはアクションが完了した時点でアーカイブします。
gmail3-03

 

受信がトレイがタスクリストになりました

 

自動的に”受信トレイ”がToDoリストの役割を果たします。
つまり、”受信トレイ”に残っているメールは
「未処理のタスク」という事になります。
gmail3-04

 

 アーカイブしたメールは受信トレイから消えてしまいますが、
”全てのメール”という所に全て入っています。

 

間違えてアーカイブしてしまったときや、
後からアクションが必要になったときなどは、
ここから”受信トレイ”に戻します。
gmail3-05

 

実際には、検索ボックスにキーワードを入れて
検索する方が楽チンだと思います。

 

というか私はそうしてます。

 

”アーカイブ”っていうのは、
「馬鹿でっかい倉庫にとりあえずどんどん放り込む」って感じです。

 

現実世界だと、どこにしまったか分かんなくなっちゃいますよね。

 

でも、デジタルの世界では検索すると出てくるってワケです。
gmail3-06

 

実は、Gmailには”ラベル”っていう分類機能があるんですが、
ズボラな私は使っていません。

 

というか使ってみたんですが、
検索で探す方が速いので結局使っていません。。。

 

検索は詳細に設定して検索する事もできます。便利すぎてヤバいです。
gmail3-07

 

 

 ラベル機能

 

 矛盾するようですが、”ラベル機能”非常に優秀だと思いますので、試してみて下さい。もちろん整理整頓が好きな人限定ですよ。

 

 

 iPhoneアプリ

 

 ちなみにiPhoneでは、Googleが提供しているこちらのアプリを使っています。PCメールはいちいちプッシュで受けたくないので、通知はオフにしています。

 

 

 

 おまけ メールアドレスの消費期限

 

 最後にもう一つ。昨今、メールアドレスは消費期限がある気がします。

 

 そこでGmail本体のアドレスは公開せずに、純粋にアカウントIDとして利用する事をお勧めします。こうする事でアドレスを変更しても、ほとんどロスがありません。

 

 

 本日も長い文章を最後までお付き合い頂きありがとうございます。とりあえずGmail編はおわります。次回からエバーノートの解説をしていきます。
今後ともiPopを宜しくお願いいたします。

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